पत्र-लेखन

व्यावसायिक पत्र-लेखन क्या हैं |

व्यावसायिक पत्र-लेखन क्या हैं? व्यावसायिक पत्र के महत्त्व एवं उद्देश्यों का वर्णन कीजिए।

‘व्यावसायिक पत्र-लेखन’ या वाणिजिक पत्र से आशय है व्यवसाय से सम्बन्धित, एक व्यवसायी द्वारा दूसरे व्यवसाय अथवा एक व्यक्ति द्वारा किसी व्यवसायी को पत्र लिखना अर्थात् माल के सम्बन्ध में पूछताछ करने, आदेश देने, खराब माल की शिकायत करने माल प्राप्ति की सूचना दे रूपये का तकादा करने या अपने माल का प्रचार करने, आदि से सम्बन्धित जो पत्र एक उद्यमी या व्यवसायी दूसरे बड़े व्यवसायी को या बड़े व्यवसायी द्वारा छोटे उद्यमी को माल बना के आदेश आदि हेतु पत्र व्यवहार हो तो वह व्यावसायिक प्रत्राचार के अन्तर्गत आता है।

पत्र कितने प्रकार के होते हैं |

 

पत्र के मुख्यतः दो रूप होते हैं -

अनौपचारिक (निजी या व्यक्तिगत पत्र)

औपचारिक (व्यवसायिक /कार्यालय पत्र)

अनौपचारिक पत्र अपने मित्र तथा परिवार के किसी भी व्यक्ति (जो परिचित है) को लिखा जाता है।

औपचारिक पत्र किसी भी कार्यालय में या संस्थान से जुड़े व्यक्ति (जो अपरिचित है) को लिखा जाता है।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार एवं उदाहरण

पूछताछ-पत्र जो पत्र किसी माल के गुण, प्रकार, मूल्य, उपयोगिता, भुगतान शर्तों आदि की आवश्यक जानकारी हेतु लिखे जाते हैं, वे पूछताछ पत्र कहलाते हैं। उदाहरणार्थ- ...

आदेश पत्र ...

एजेन्सी-पत्र ...

शिकायती पत्र ...

सूचना-प्रचार पत्र ...

साख सम्बन्धी पत्र ...

परिचय-पत्र ...

भुगतान सम्बन्धी पत्र

व्यावसायिक पत्रों का मुख्य उद्देश्य क्या होता हैं |

ग्राहकों की वृद्धि करना। अपनी साख में वृद्धि करना। पुराने ग्राहकों में अपनी पैठ बनाये रखना। ग्राहकों की शिकायतों पर तुरन्त ध्यान देना।

सामान्यतः निम्नांकित कार्यों के लिए व्यावसायिक पत्र लिखे जाते हैं-

मूल्य या भाव जानने के लिए।

मूल्य और सामग्री-सूची मँगाने के लिए।

कोई नमूना मँगाने के लिए।

भुगतान के लिए।

सामग्री क्रय करने के लिए।

विक्रय-प्रस्ताव भेजने के लिए।

एजेन्सी लेने या देने के लिए।

बीमा सम्बन्धी कार्य के लिए।

पूछताछ सम्बन्धी पत्र

पूछताछ सम्बन्धी पत्रों से तात्पर्य ऐसे पत्रों से है, जिनके माध्यम से किसी माल के गुण, उपयोगिता एवं व्यापारिक शर्तो आदि की जानकारी जुटाई जाती है।

पूछताछ सम्बन्धी पत्र उन वस्तुओं के नियमित खरीदार व्यापारी भी लिखते हैं, जिन वस्तुओं के मूल्य से उतार-चढ़ाव होता रहता है। इन पत्रों के तहत निर्माता द्वारा व्यापारी को माँगी गई सभी सूचनाएँ पूर्ण विवरण सहित देनी चाहिए; जैसे- वस्तु की गुणवत्ता, मात्रा, आकार इत्यादि। पूछताछ सम्बन्धी पत्रों के कुछ उदाहरण इस प्रकार हैं-

 

 

(1) कम्पनी की प्रगति के सम्बन्ध में पूछताछ करने हेतु पत्र लिखिए।

18, शान्ति विहार,
नरेला,
दिल्ली।

दिनांक 24 मई. 20XX

सेवा में,
अध्यक्ष महोदय,
गोदरेज इण्डिया प्रा. लि.
नेहरू प्लेस,
नई दिल्ली।

विषय- कम्पनी की प्रगति के सम्बन्ध में पूछताछ हेतु।

महोदय,
मैं पिछले 8 वर्ष से आपकी कम्पनी का अंशधारी हूँ। मुझे यह जानकर अत्यन्त ख़ुशी हो रही है कि कम्पनी सन्तोषजनक प्रगति कर रही है। आपकी कम्पनी में अपना अंश बढ़ाने की दृष्टि से मेरे लिए आवश्यक है कि मैं आपसे उक्त बात की आधिकारिक पुष्टि करूँ कि क्या कम्पनी वास्तव में, अच्छी प्रगति कर रही है और क्या इस वर्ष किसी बड़े लाभांश की घोषणा होने वाली है? आशा करता हूँ कि आप मेरी जिज्ञासाओं को शान्त करते हुए, मेरे प्रश्नों का जल्द ही जवाब देंगे।

धन्यवाद।

भवदीय,
हस्ताक्षर....
(वीरेन्द्र नागर)

(2) बैंक द्वारा दी जाने वाली सुविधाओं और सेवाओं की पूछताछ करने हेतु पत्र लिखिए।

राम एण्ड सन्स,
हजरतंगज,
लखनऊ।

दिनांक 28 मई, 20XX

सेवा में,
प्रबन्धक महोदय,
देना बैंक,
स्टेशन रोड,
लखनऊ।

विषय- बैंक द्वारा दी जाने वाली सुविधाओं की पूछताछ हेतु।

महोदय,
हम आपके बैंक के 10 वर्ष पुराने ग्राहक हैं। आपके बैंक में हमारा चालू खाता है। साथ ही हमारे परिवार के कई लोगों के बचत खाते भी आपके बैंक में खुले हुए हैं। हम आपके बैंक द्वारा वर्तमान समय में प्रदान की जाने वाली विभिन्न सुविधाओं और सेवाओं की जानकारी प्राप्त करना चाहते हैं।

आपसे अनुरोध है कि कृपया इस सम्बन्ध में सभी जानकारियाँ देने का कष्ट करें।

धन्यवाद।

भवदीय,
हस्ताक्षर......
(जीवन कुमार)
राम एण्ड सन्स

समायोजन पत्र क्या है

व्याकरणिक और उदारवादी शर्तों की शब्दावली

एक समायोजन पत्र एक व्यापार या एजेंसी के प्रतिनिधि से ग्राहक के दावे के लिए एक लिखित प्रतिक्रिया है । यह बताता है कि किसी उत्पाद या सेवा के साथ समस्या का समाधान कैसे हो सकता है (या नहीं)।

नीचे दिए गए तरीके और अवलोकन देखें।

खराब समाचार संदेश

व्यापार लेख

शिकायत पत्र लिखो (एक नमूना पत्र भी शामिल है)

शिकायत का पत्र कैसे नहीं लिखें (नमूना पत्र भी शामिल है)

"आप दृष्टिकोण" क्या है?

तरीके और अवलोकन:

"एक प्रभावी समायोजन पत्र ... न केवल किसी भी नुकसान की मरम्मत कर सकता है बल्कि आपकी कंपनी में ग्राहक के आत्मविश्वास को भी बहाल कर सकता है।"

एक समायोजन पत्र व्यवस्थित करना

"एक समायोजन पत्र सकारात्मक बयान के साथ शुरू होना चाहिए, सहानुभूति और समझ व्यक्त करना। शुरुआत के दौरान, पाठक को यह पता होना चाहिए कि क्या किया जा रहा है, और यह समाचार, अच्छा या बुरा, एक स्पष्टीकरण के बाद किया जाना चाहिए। पत्र समाप्त होना चाहिए एक और सकारात्मक बयान के साथ, कंपनी के अच्छे इरादों और उसके उत्पादों के मूल्य की पुष्टि करते हुए, लेकिन मूल समस्या का जिक्र नहीं करते।

"चाहे आपकी कंपनी गलती हो या नहीं, यहां तक ​​कि सबसे विद्रोही दावे को विनम्रता से उत्तर दिया जाना चाहिए। एक समायोजन पत्र नकारात्मक या संदिग्ध नहीं होना चाहिए; इसे कभी भी ग्राहक पर आरोप नहीं लगाया जाना चाहिए या किसी भी समायोजन को गड़बड़ाना नहीं चाहिए। याद रखें, आपकी कंपनी की छवि और सद्भावना जब आप अन्यायपूर्ण दावों का जवाब देते हैं तो हिस्सेदारी पर। "

 कार्यालयी-पत्र

बस में यात्रा करते हुए आपका एक बैग छूट गया था जिसमें जरूरी कागज और रुपये थे। उसे बस कंडक्टर ने आपके घर आकर लौटा दिया। उसकी प्रशंसा करते हुए परिवहन निगम के अध्यक्ष को पत्र लिखिए।

सेवा में,
अध्यक्ष,
हिमाचल राज्य परिवहन निगम,
शिमला।

दिनांक- 25 अप्रैल, 2019

विषय – बस में छूटे बैग का वापस मिलना।

महोदय,

कल दिनांक 24 अप्रैल, 2019 को मैंने चण्डीगढ़ में कार्य समाप्ति पर शिमला के लिए चण्डीगढ़ बस स्टैण्ड से वातानुकूलित (एयर कंडीशनिंग) बस पकड़ी थी। सफर पूर्ण हो जाने के बाद मैं बस से उतर कर शिमला चला गया।

मेरी ख़ुशी की उस समय कोई सीमा ना रही जब तीन घंटे के बाद बस के कंडक्टर श्री रामकृष्ण शर्मा मेरे घर का पता पूछते हुए मेरे बैग के साथ मेरे घर पहुँच गये। तब तक मुझे यह ज्ञात ही नहीं था कि मैं अपना जरुरी बैग बस में ही भूल आया था। इस बैग में मेरे बहुत जरूरी कागज, कुछ रुपये और भारत सरकार द्वारा ज़ारी आधार कार्ड था। उसी पर लिखे पते के कारण कंडक्टर श्री रामकृष्ण शर्मा मेरे घर का पता ढूँढ़ने में सफल हुए थे। मुझे कंडक्टर का यह व्यवहार बहुत ही सराहनीय और प्रशंसनीय लगा। उनकी ईमानदारी से प्रभावित हो कर मैं उन्हें कुछ ईनाम देना चाहता था परन्तु उन्होंने यह कह कर ताल दिया कि यह तो उनका कर्तव्य था।

मैं चाहता हूँ कि इस तरह के ईमानदार कर्मचारियों को पुरस्कृत किया जाना चाहिए जिससे दूसरे कर्मचारी भी ईमानदारी का पाठ सीख सकें। मैं कंडक्टर श्री रामकृष्ण शर्मा का फिर से आभार व्यक्त करता हूँ।

धन्यवाद।

भवदीय, 
रमेश कुमार
38/5 हीमुंडा कॉलोनी,
शिमला।
दूरभाष – xxxxxxxxxx